Privacyverklaring

Dé Digitale Syndicus & Rentmeester verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig:

• Verordening (EU) 2016/679 (AVG / GDPR)

• Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek (goederenrecht – mede-eigendom)

• De syndicusverplichtingen zoals bepaald in artikelen 3.89 tot en met 3.100 BW

• Aanverwante boekhoudkundige en fiscale wetgeving

In het kader van haar wettelijke opdracht als syndicus treedt Dé Digitale Syndicus & Rentmeester op als verwerkingsverantwoordelijke.

Dé Digitale Syndicus & Rentmeester
Professioneel syndicus en rentmeester
Zetel: België

Contactname verloopt uitsluitend via het digitale platform of contactformulier op de website.

In uitvoering van de wettelijke syndicusopdracht worden onder meer volgende persoonsgegevens verwerkt:
 

a. Mede-eigenaars

• Identiteits- en contactgegevens

• Aandeel in de mede-eigendom

• Financiële bijdragen, voorschotten en afrekeningen

• Stemrechten en aanwezigheidsregistraties (digitale vergaderingen)

• Communicatie m.b.t. algemene vergaderingen
   

b. Huurders (indirect, indien relevant)

• Identificatie- en contactgegevens

• Bewoningsstatus

• Communicatie m.b.t. gebouwbeheer
   

c. Mandatarissen en leveranciers

• Identiteits- en contactgegevens

• Contractuele en facturatiegegevens
   

Deze verwerkingen zijn noodzakelijk en wettelijk verplicht voor het beheer van de mede-eigendom.

De persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• De wettelijke uitvoering van het syndicusmandaat (art. 3.91 BW)

• Organisatie en verslaggeving van (digitale) algemene vergaderingen

• Financieel en administratief beheer van de vereniging van mede-eigenaars (VME)

• Uitvoering en opvolging van beslissingen van de algemene vergadering

• Wettelijke transparantie- en inzageverplichtingen tegenover mede-eigenaars

• Beheer van toegang tot het digitaal platform

De verwerking steunt hoofdzakelijk op:

• Wettelijke verplichting (Boek 3 BW – syndicusverplichtingen)

• Uitvoering van een overeenkomst (syndicusovereenkomst)

• Gerechtvaardigd belang van de VME

• Toestemming (uitsluitend waar wettelijk vereist)

Voor syndicale kernverwerkingen is geen afzonderlijke toestemming vereist, gezien het wettelijke karakter van de opdracht.

Persoonsgegevens worden bewaard:

• Zolang het syndicusmandaat loopt

• Tot minstens 10 jaar na het einde van het mandaat voor:

  • Boekhoudkundige stukken

  • Notulen en beslissingen van de algemene vergadering

  • Verantwoordingsstukken (art. 3.92 BW)

• Langer indien wettelijk verplicht of in geval van lopende geschillen

Overeenkomstig Boek 3 BW hebben mede-eigenaars recht op inzage in syndicale documenten.
Deze inzage:

• Verloopt uitsluitend via het digitale platform

• Is beperkt tot documenten die betrekking hebben op de VME

• Respecteert de privacy van andere betrokkenen

Persoonsgegevens van andere mede-eigenaars worden niet verder gebruikt dan wettelijk toegestaan.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• IT- en platformleveranciers (verwerkers)

• Boekhouders, auditors en juridische adviseurs

• Overheidsinstanties (bij wettelijke verplichting)

• Banken en betalingsdienstverleners

Elke derde partij handelt op basis van een verwerkersovereenkomst of wettelijke verplichting.

Gezien het volledig digitale werkingsmodel worden verhoogde beveiligingsmaatregelen toegepast:

• Beveiligde cloudinfrastructuur

• Rol- en toegangsbeheer per gebruiker

• Authenticatie en logging

• Digitale archivering conform wettelijke normen

• Het recht op verwijdering beperkt kan zijn door wettelijke syndicusverplichtingen

• Verwijdering niet mogelijk is wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor:

  • Wettelijke archivering

  • Verantwoording aan de VME

  • Lopende of potentiële geschillen

Klachten kunnen worden gericht aan:

• De Gegevensbeschermingsautoriteit (België)

• In voorkomend geval: de bevoegde rechtbank inzake mede-eigendom

Deze privacyverklaring kan worden aangepast bij wetswijzigingen of wijzigingen in de werking van het syndicusplatform.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website.